Outstanding ideas

VNDesign

Diplomáciai és protokoll rendezvények magas szinten

Interjú Brunner Orsolyával, a Silhouette Consulting Kft. ügyvezető igazgatójával.

2015. július 27. - Papirrozmar

A teljes interjú a Menedzsment Fórum (mfor.hu) hasábjain jelent meg.

mfor.hu: Amikor rendezvényszervezésről esik szó, a legtöbben azt gondolják, rendezvényt márpedig én is tudok szervezni, mi abban a nagy kunszt? Önnek erről mi a véleménye?

Brunner Orsolya: Alapvetően abban sok igazság van, hogy rendezvényt bárki tud szervezni, hiszen zongorázni vagy rajzolni is bárki megtanulhat, mégsem lesz belőle zeneszerző vagy éppen egy következő Monet. A rendezvényszerezés esetében a hangsúly a szervezés folyamatán és a végeredményen van, valamint azon, hogy ezt a folyamatot miként éli meg az ügyfél, a beszállító, a szervező és nem utolsó sorban a rendezvény résztvevői, akik elismeréséért hónapokat, olykor éveket dolgozunk.

A „kunszt” abban rejlik, hogy mindenkivel megtalálva a közös nevezőt, legtöbbször végigvisszük a lehetetlent egy irreális határidőn és költségkereten belül, majd a végén még őszintén nevetni is tudunk. A hozzáadott érték, a humán oldal adja a különbséget. A rendezvény jellege ugyanakkor nagyban befolyásolja az ügynökségek feladatát.

mfor.hu: Itt mire gondol pontosan?

B.O.: Különböző elvárásokat támasztanak az ügyfelek egy családi nappal, karácsonyi partival szemben és mást igényelnek egy protokoll rendezvény alkalmával. Talán a legnagyobb különbség, hogy az ügyfelek egy klasszikus céges rendezvény esetében már kellő rutinnal rendelkeznek a korábbi évek tapasztalatai alapján és magabiztosabbak az ügynökségekkel való kommunikációban. Az elvárás ebben az esetben nem feltétlenül a kivitelezés, hanem a kreativitás a programokban, az innováció a technika esetében és költséghatékonyság mindenek felett. A magánszférában szervezett protokoll rendezvényeknél ugyanakkor az ismeretlentől való félelem motiválja az ügyfeleket abban, hogy akár a teljes szervetési folyamatot kiszervezzék. A rendezvényszervezés területén eltöltött közel 15 év alatt az esetek többségében ügyfeleink számára idegen volt a protokoll rendezvények szervezési folyamata és szerencsére felismerték, hogy megfelelő szakember nélkül cégük komoly presztízsveszteséggel zárhat egy elhibázott döntésekből megszervezett rendezvényt. A protokoll rendezvények szervezésénél még inkább igaz, hogy az ügyfél kezét szorosan fogva lépésről lépésre haladunk a cél irányába. Ügyfeleink ilyen esetekben boldogan engedik át a teljes szervezési folyamatot és hagyatkoznak ránk a döntési mechanizmusoknál.

mfor.hu: Minden szervező ismeri ezt az utat? Hogyan lehet ezt megtanulni?

B.O.: A magánszférában kevesen rendelkeznek ilyen tudással. Természetesen több könyv is foglalkozik protokollal és diplomáciai rendezvényekkel, de a gyakorlatban és a jelenlegi modern világban a szabályokat olykor sajátosan kell alkalmazni és elengedhetetlen a szervező esetében a találékonyság és kreativitás a különböző vészhelyzetek megoldásában. Nem elég a döntést meghozni, tisztában kell lennünk a döntést követő lépéssorozattal is, akár a sakkban. A gyakorlat és a szakma iránti szenvedély ilyenkor mutatkozik meg igazán. Volt szerencsém a szakma legjobbjaitól tanulni évekkel ezelőtt az Állami Protokoll Főosztályon. Áhítattal és őszinte rajongással figyeltem a protokollosok napi munkáját. Bámultam, hogy a legkiélezettebb helyzetekben is volt egy-egy poén, ami átlendítette a csapatot a nehéz pillanatokon. Erre viszont születni kell.

Teljes interjú: http://mfor.hu/cikkek/122219.html

süti beállítások módosítása